Routinen lassen das Zeitmanagement funktionieren

Für mich sind Routinen die Essenz des Selbstmanagements. Ich selbst verwende den Begriff Routine dabei in zweierlei Hinsicht. Zum einen ist es das Verständnis, dass bestimmte Tätigkeiten, gerade in Bezug auf die Wartung und Kontrolle meines Systems (Zeitmanagement), ich mir zur konsequenten Gewohnheit machen muss. Zum anderen sind es sich regelmäßig wiederholende Aufgaben, sowohl diese Wartung als auch andere Aktivitäten betreffend. Ersteres ist für mich die Grundlage eines jeden Versuchs, ein erfolgreiches Aufgaben- und/oder Zeitmanagement zu etablieren. Wenn Sie schon einmal erfolglos versucht haben, sich mit Aufgaben- und/oder Zeitmanagement zu beschäftigen, dann sollten Sie offen und ehrlich der Frage nachgehen, warum es nicht funktioniert hatte.

Definition von Routinen

Routine im Sinne von Gewohnheit

Als Gewohnheit (auch Usus, lat. uti „gebrauchen“) wird eine unter gleichartigen Bedingungen entwickelte Reaktionsweise bezeichnet, die durch Wiederholung stereotypisiert wurde und bei gleichartigen Situationsbedingungen wie automatisch nach demselben Reaktionsschema ausgeführt wird, wenn sie nicht bewusst vermieden oder unterdrückt wird. Es gibt Gewohnheiten des Fühlens, Denkens und Verhaltens. Wikipedia [1]

Aus meiner Sicht stellt sich der Misserfolg beim Zeitmanagement hauptsächlich im Fehlen von angeeigneten Routinen da. Die meisten Menschen, die sich mit Zeitmanagement oder genauer gesagt mit Aufgabenmanagement auseinandersetzten, scheitern oftmals schon nach wenigen Monaten, wenn nicht sogar Wochen. Oftmals liegt es daran, dass nur neue Tools etabliert wurden, ohne die Arbeitsabläufe zu überdenken. Egal, ob Sie nun ihr Zeitmanagement digital oder analog durchführen, Computer, Tablets, Smartphones oder auch Papier und Stift sind nur Hilfsmittel zu einem wohl überlegten Arbeitsprozess.

Routinen

Routinen

Was nutzt es Ihnen, wenn Sie nun all Ihre anstehenden Aufgaben in diese neue Software eintragen, es aber nicht zu Ihrem Alltag passt, regelmäßig die Aufgaben zu prüfen, zu erledigen und in der Software abzuhaken. Im schlimmsten Fall haben Sie noch unterschiedliche Tools. Um überhaupt mit einem Zeit- und/oder Aufgabenmanagement zu Recht zu kommen, ist es unabdingbar, dass Sie sich eine Routine überlegen, die zu Ihrem Alltag passt. Ob Sie sich nun GTD [2] aneignen oder jeden Morgen einen Tagesplan nach der ALPEN-Methode [3] erstellen, spielt dabei keine Rolle. Sie müssen lediglich die gewählte Methode (oder die gewählten Methoden) zu Ihrer Routine machen – es muss zur Ihrer Gewohnheit werden.

Routine im Sinne von sich wiederholenden Aufgaben

Sie werden Aufgaben oder Aktivitäten kennen, die sich regelmäßig wiederholen. Ob dass nun das wöchentliche Kontrollieren, der Wasser-, Strom- und Gaszähler ist oder das allabendliche Überprüfen, ob die Tagesaufgaben alle erledigt wurden. Es hilft regelmäßig sich wiederholende Aktivitäten in entsprechenden Routinen zusammenzufassen. Oftmals werden gerade Aufgaben, die sich ständig wiederholen, von vielen Menschen nicht in Ihrem Aufgabenmanagement berücksichtigt. Dies mag eventuell daran liegen, dass sie zu offensichtlich sind.

Offensichtliche Aktivitäten gehören ebenso in den Tagesplan. David Allen postuliert als ein Grundprinzip von GTD, dass alle – und auf alle liegt die Betonung – anstehenden Aufgaben in einem einzigen vertrauenswürdigen System gespeichert werden sollen. Dies dient dazu, nichts zu vergessen und sich darauf verlassen zu können, nichts vergessen zu haben. Ich empfehle solche Aufgaben in entsprechend benannten Tages- und/oder Wochenroutinen zu hinterlegen. [4]

Es geht nicht ohne Routine

Gehen wir der Frage nach, wie Sie am besten eine Routine für sich erstellen können. Beachten Sie bitte hierbei, dass eine Routine aus verschiedenen Teilroutinen zu unterschiedlichen Zeitpunkten bestehen kann. Wenn Sie jetzt Zweifel haben, ob dies notwendig ist, lassen Sie mich Ihnen ein paar Fragen stellen:

  1. Sie haben sich schon (mehrfach) mit Zeit- und/oder Aufgabenmanagement auseindergesetzt, sind aber immer nach kurzer Zeit gescheitert. Dies soll heißen, die Zahl an Aufgaben ist in Ihrem System stetig angestiegen und Sie haben bald den Überblick verloren und dann das System nicht mehr angeschaut?
  2. Sie haben von einer sicheren Zeitmanagement-Methode gehört oder gelesen, die sich dann aber als zu komplex herausstellte?
  3. Sie haben mit Zeitmanagement mal begonnen gehabt, das war aber nicht das Richtige?

Ich könnte sicherlich noch ein paar weitere Fragen stellen, die Ihnen vertraut vorkommen. Das tröstliche daran ist sicherlich, dass es vielen Menschen so ergeht. Ich möchte Ihnen noch eine letzte Frage stellen.

Haben Sie sich gefragt, warum es nicht funktioniert hat? Die Frage anders gestellt: Sind Sie schon einmal ehrlich der Ursache für das Scheitern auf den Grund gegangen?

Hilfsmittel ersetzen keine Routinen

Dass viele sich lediglich ein Hilfsmittel, ein Tool, aneignen und damit meinen ein effiktives Zeitmanagement umsetzten zu können, erscheint offensichtlich unsinnig, es entspricht jedoch der Tatsache. Ich denke, ich muss nicht betonen, dass ein Hilfsmittel, dem Namen nach, eben nur ein Hilfsmittel ist. Es ersetzt keine angeeignete Methode und schon gar nicht eine notwendige Routine. Ein Hilfsmittel, digitaler oder analoger Natur, unterstützt Sie in Ihrem Zeitmanagement, es ist aber definitiv nicht Ihr Zeitmanagement.

Stellen Sie sich vor, einem siebzehnjährigen ein Auto und die Gebrauchsanleitung zu geben und dann erwarten zu wollen, dass er Auto fahren kann. Auto fahren muss man lernen und Routine bekommen. Routine ist das Essentielle, das uns in den unterschiedlichsten Dingen gut sein lässt. Je mehr Routine Sie in etwas haben, desto leichter fällt es Ihnen. Das ist beim Zeitmanagement nicht anders.

Ohne Routinen kein Zeitmanagement

Zeitmanagement, konkreter die Abarbeitung der Aufgaben, die Kontrolle der Erledigungen, das Organisieren und Nacharbeiten, das Planen und Kontrollieren muss in Fleisch und Blut übergehen, es muss zum Bestandteil Ihres Alltags werden, so wie Sie sich Waschen, Zähneputzen und Anziehen. Sie können auch anstelle von Routine das Wort Gewohnheit verwenden. Wichtig ist nur, dass Sie sich Ihre Zeitmanagement Methode, Ihren Tagesablauf, Ihren Workflow oder Arbeitsprozess zur Routine, zur Gewohnheit, machen. Dies erscheint simple, erfordert jedoch Willensstärke und Training.

Routinen angewendet

Ich möchte Ihnen eine Anekdote erzählen. Ich war bei der Bundeswehr in der Grundausbildung. Ich hatte einen Spind und ein Vorhängeschloss dafür. Eines Tages ließ ich aus Versehen den Schlüssel im Spind liegen und schloss unvorsichtigerweise ab. Wie damals in der Einheit üblich gab es einen Mega Anpfiff von meinem Unteroffizier und resultierte in Strafexerzieren, Stube säubern und anderen sinnlosen Strafarbeiten. Das wollte ich auf keinen Fall ein zweites Mal erleben. Ich gewöhnte mir daraufhin an, dass, bevor ich das Schloss zudrückte, ich mich vergewisserte, den Schlüssel in der Hand zu halten. Noch heute vergewissere ich mich, dass ich den zu einem Schloss gehörigen Schlüssel in der Hand halte oder zumindest spüre, bevor ich eine Tür oder ein Schloss schließe, egal ob Haustür, Autotür oder die Tür zu meiner Firma oder sonstige Tür. Ich gewöhnte mir an, bevor ich eine Tür schloss, mich des Schlüssels zu vergewissern; ich machte es mir zur Routine.

Dies lässt sich auf das Zeitmanagement übertragen. Die Methoden beziehungsweise die Prozesse, die Sie lernen, müssen Sie sich auch aneignen. Sie müssen zu Ihrer Routine werden. Wenn Sie sich Ihren Arbeitsablauf nicht angewöhnen, ihn sich nicht zur Routine machen, scheitert nach kurzem Ihr Versuch des Zeitmanagements kläglich. Dabei ist es unabhängig welches Werkzeug oder welche Methode Sie einsetzen. Methoden und Werkzeuge unterstützen Ihre Prozesse und Ihre Routine, sie ersetzen diese aber nicht.

Routinen strukturieren meinen Tag

Ich habe mir zur Umsetzung meines Zeit- und/oder Aufgabenmanagements einige Routinen überlegt, die ich täglich, wöchentlich, monatlich oder auch jährlich konsequent durchgehe. Diese Routinen sollen mir dabei helfen, dass ich keine Aufgabe vergesse. Ich plane und blocke dafür entsprechend Zeitslots in meinem Kalender und halte diese Zeiten ohne Ausnahmen ein. Ich bin in Seminaren gefragt worden, ob man nicht doch mal Ausnahmen machen kann, als Beispiele wurden Urlaub oder Feiertage genannt. Ich antworte darauf zunächst einmal deutlich mit „NEIN! Keine Ausnahmen!“.

Dies mag Ihnen zunächst als zu hart oder kalt erscheinen. Wenn Sie sich aber schon am Anfang nach möglichen Ausnahmen erkundigen, suchen Sie bereits nach Auswegen aus dem Aufgabenmanagement. Routinen müssen gefestigt werden, und dabei darf es keine Ausnahmen geben. Da ein sinnvolles Zeitmanagement private wie auch berufliche Aufgaben einschließt, müssen Sie auch im Urlaub und an Feiertagen Ihr System durchgehen.

Verwechseln Sie jetzt bitte nicht Aufgaben, die Sie in Ihrem Beruf oder im Privaten zu erledigen haben und Aktivitäten, die die Wartung des Systems betreffen. Haben Sie eine Aufgabe, z.B. eine Präsentation für Ihren Vorgesetzten zu erstellen, so werden Sie dies aller Voraussicht nach nicht im Urlaub oder an einem Feiertag erledigen. Eine Aufgabe, die Ihre Routine stützt in der Form jeden Morgen Ihre Aufgaben für den aktuellen Tag zu prüfen, werden Sie auch im Urlaub und an Feiertagen durchführen.

Aufgabentypen

Die Tatsache, die viele irritiert, sind die unterschiedlichen Aufgabentypen. Der Begriff Aufgabentypen ist kein offizieller Begriff des Selbstmanagements. Ich verwende den Begriff lediglich, um Ihnen zu verdeutlichen, dass ich alle meine Aufgaben in einem, und nur einem, System pflege. Ich kategorisiere folgende Aufgabentypen zur Verdeutlichung:

  1. Formell: Dies sind alle Aufgaben, die sich auf meine dienstlichen Aktivitäten beziehen.
  2. Informell: Dies sind alle Aufgaben, die sich in meinem privatem Umfeld ergeben.
  3. Kultivierung: Dies sind alle Aufgaben, die sich durch oder aus meinem Aufgabenmanagement ergeben und der Wartung meines Systems dienen. Daher können sie auch als Administrative Aufgaben benannt werden.

Routinen strukturieren meinen Tag

Es sei nochmals deutlich gesagt, dass ich alle Aufgaben der drei genannten Typen in nur einem System pflege. Dabei betrachte ich die Aufgaben primär in Ihrem Kontext und nicht nach Ihrer Priorität.[5] Dies heißt auch, dass ich nicht zwischen formellen und informellen Aufgabe primär unterscheide.[6] Der Kontext determiniert meine Strategie. Die Routinen legen die Strukturierung meines Tagesablauf fest.

Meine Routinen

Wie erstelle ich eine Routine?

Ich habe lange gegrübelt, viel recherchiert und in Foren diskutiert bis ich Routinen gefunden habe, die die Wartung meines Systems und damit die Abarbeitung meiner Aufgaben und Aktivitäten optimal unterstützten und fördern. Ich habe diese in tägliche, wöchentliche, monatliche und jährliche Routinen aufgeteilt.

Generell dienen diese Routinen erstrangig der Wartung meines Systems. Einge dieser Routinen habe ich jedoch auch um sich wiederholende allgemeine Tätigkeiten ergänzt. Ich erläutere im folgenden alle meine Routinen. Beachten Sie bitte, dass meine Lösung nicht den Anspruch auf Vollständigkeit erhebt. Ebenso ist ein Zeitmanagementsystem immer im Wandel. Eine meiner jährlichen Aufgaben ist es, mein System präzise zu überprüfen, Probleme und Ineffizienzen aufzudecken und anzupassen. Sehen Sie daher bitte die folgend dargestellten Routinen als Vorschläge oder Diskussionsgrundlagen an.

Ich habe mir mehrere tägliche Routinen überlegt. Grundsätzlich habe ich für jeden Tag eine Morgenroutine, eine Mittagsroutine und eine Abendroutine. Die Inhalte zeige ich Ihnen weiter unten. Erinnern Sie sich bitte daran, dass Routinen passen müssen, so dass Sie zur Gewohnheit werden können. Betrachten wir die Morgenroutine genauer. Es ist gut zu überlegen, wann Sie Ihre Morgenroutine durchführen. Ich erläutere diese Überlegungen an meinen eigenen Erfahrungen. Mein allmorgendlicher Tagesablauf sieht folgendermaßen aus:

  • 6:00 Uhr aufstehen
  • 6:10 Uhr Frühstück richten
  • 6:30 Uhr mit meiner Frau und meinem Sohn frühstücken
  • 7:20 Uhr Morgentoilette und anziehen
  • 7:45 Uhr Tageswerk beginnen
Kalender

Kalender

Diesen Zeitplan, der sich durchaus als mal um 5 – 10 Minuten verschieben kann, ließ mich zunächst meine Morgenroutine, für die ich 10 – 15 Minuten veranschlage, für 7:00 Uhr einplanen. Dies versprach direkt im Anschluss an das Frühstück die Tagesplanung, dafür steht im Grunde genommen meine Morgenroutine, optimal beginnen zu können. Nach nur zwei Wochen war klar, es funktioniert nicht! Ich analysierte und kam zu folgenden Ergebnissen:

Flexible Zeitpunkte unterstützen Ihre Routinen

  1. Die oben genannten Zeiten treffen nicht immer genau zu und können sich jeden Tag bis zu 10 Minuten nach hinten verschieben.
  2. Montags hat mein Sohn erst zur zweiten Stunde Unterricht und die Arbeit meiner Frau beginnt ebenso später, so dass wir erst um 6:30 Uhr aufstehen, alle folgende Zeiten verschieben sich um 30 Minuten.
  3. Samstag und Sonntag stehen wir nach dem Ausschlafen auf.
  4. Habe ich eine Dienstreise zu unternehmen, stehe ich auch schon mal um 5:30 Uhr auf und die folgenden Abläufe können sich stark verkürzen.

Beständigkeit durch Flexibilität

Mir war sofort klar, dass die Morgenroutine zu keinen festen Zeitpunkt beginnen kann. An den Tagen, die wie oben beschrieben abliefen, war 7:00 Uhr jedoch ein guter Zeitpunkt. Die Überlegung ging dahin, die Morgenroutine nicht an einen Zeitpunkt zu koppeln, sondern vielmehr in einen immer gleich gearteten Ablauf zu integrieren. Was änderte sich also nicht an allen Tagen? Es war der Ablauf. Streicht man die Zeiten bleibt der Ablauf an allen Tagen der gleiche.

  1. Aufstehen
  2. Frühstück richten
  3. Mit meiner Frau und meinem Sohn frühstücken
  4. Morgentoilette und anziehen
  5. Tageswerk beginnen

Die Morgenroutine wurde in diesen Ablauf integriert. Direkt im Anschluss an das Frühstück erledigte ich meine Morgenroutine.

  1. Aufstehen
  2. Frühstück richten
  3. Mit meiner Frau und meinem Sohn frühstücken
  4. Morgenroutine
  5. Morgentoilette und anziehen
  6. Tageswerk beginnen

Diesen Ablauf halte ich nun seit 2016 jeden Tag ein.

Routinen zur richtigen Zeit

Ich habe bereits erläutert, dass Routinen passen müssen. Sie müssen sich in den Alltag integrieren lassen ohne zur Last zu werden. Nur so ist es möglich, dass sie auch wirklich zur Gewohnheit – zu einer echten Routine – werden können. Die Überlegungen zu meiner Morgenroutine habe ich bereits erwähnt. Ich starte meine Morgenroutine direkt im Anschluss an das Frühstück. Auch bei den anderen Routinen habe ich die gleichen Überlegungen angestellt; sie sollen nicht zu einer bestimmten Uhrzeit, sondern zu einem passenden flexiblen Zeitpunkt in meinem Tagesablauf passen.

Die flexiblen Zeitpunkte sollten aber nicht mit Willkür verwechselt werden. Ich mache meine Routinen immer an der selben Stelle in meinem Tagesablauf, nur so konnte ich sicherstellen, dass sie auch in Fleisch und Blut übergegangen sind. Daher beginne ich meine Mittagsroutine direkt nach der Mittagspause. Auch hier waren die Überlegungen, dass ich in unterschiedlichen Situationen mich um die Mittagszeit wiederfinden könnte. Die Lösung ist für mich optimal gewählt: Im Büro und im Homeoffice starte ich die Mittagsroutine nach meiner Mittagspause, wenn ich wieder am Schreibtisch sitze. Bei Kundenterminen ziehe ich mich nach dem Mittagessen für 10 Minuten zurück und starte dann meine Mittagsroutine. In meiner Freizeit (Wochenenden, Urlaub und Feiertagen) beginne ich direkt im Anschluss an das Mittagessen. Die Regel für mich lautet dabei: „Beginne die Mittagsroutine im Anschluss an deine Mittagspause.“

Meine Abendroutine habe ich aufgeteilt in eine EOB-Routine und eine EOD-Routine. Dabei steht EOB für „End of Business“, also Arbeitsende und EOD für „End of Day“, also Tagesende. Ich habe die Teilung vorgenommen, weil ich merkte, dass eine einheitliche Abendroutine bei mir nicht funktionierte. An Arbeitstagen benötigte ich Unterstützung um meinen Feierabend vorzubereiten. Vor allem wollte ich abends auf dem Sofa nicht nochmals Firmenmails prüfen müssen, sondern nur nochmals meine Aufgaben prüfen und meinen Kalender durchsehen. Die Teilung erlaubt mir nun beides: An Arbeitstagen starte ich die EOBR kurz vor Feierabend und die EODR wenn ich mich auf das Sofa begebe. „Auf das Sofa begebe“ steht hier im übertragenen Sinn, gemeint ist, wenn ich nichts mehr tue und mich entspanne, d.h. Ich beginne also auch z.B. vor einem Kinobesuch die EODR. An den anderen Tagen starte ich sowohl die EOBR als auch die EODR, wenn ich mich auf das Sofa begebe.

Somit habe ich also drei flexible Zeitpunkte, an denen ich meine Routinen durchführe. Zu diesen Zeitpunkten kommen dann gegebenenfalls noch wöchentliche, monatliche oder jährliche Routinen hinzu. Mein verwendetes System[7] unterstützt die Sichtbarkeit der anstehenden Aufgaben meiner Routinen zu den gewünschten Zeitpunkten.

Tägliche Routinen

Nun will ich Ihnen endlich meine Routinen im Detail vorstellen. Ich arbeite nach einer angepassten GTD-Methode.[8] Dies beinhaltet die Konzepte der Nur-eine-Inbox, der Liste Warten Auf, Nächste Schritte, etc. Die täglichen Routinen nehmen den größten Teil aller Routinen ein.

Morgenroutine BOD-Routine

„BOD“ steht hierbei für „Begin of Day“, also Tagesbeginn.

  • Durchsehen meines Kalenders
  • Durchsehen der Liste Warten Auf
  • Durchsehen meiner Inbox und anstehende Aufgaben verarbeiten [9]
  • Durchsehen der Liste Planung
  • Markiere die Top 3 Aufgaben
BOD-Routine

BOD-Routine

Das mag nun recht unspektakulär klingen, gibt mir jedoch jeden Tag, auch an den Wochenenden, die Sicherheit nichts Wesentliches vergessen zu haben. Das Durchsehen meines Kalenders versichert mir täglich, keinen wichtigen Termin zu vergessen. Die Liste Warten Auf beinhaltet Aufgaben, bei denen ich von anderen Personen oder Vorgängen abhängig bin. Ich sehe diese Liste jeden Morgen durch und prüfe, ob ich tätig werden muss. Das Durchsehen meiner Inbox ist der wichtigste Schritt für mich. Hier sammeln sich alle anstehenden Aufgaben. Diese sehe ich gemäß GTD-Konventionen durch und verarbeite sie. Die Liste Planung enthält alle anstehenden Aufgaben, die ich aktuell erledigen könnte. Ich prüfe hier, ob ich Aufgaben von dieser Liste heute erledigen könnten und plane sie gegebenenfalls für heute ein. Schließlich picke ich mir drei Aufgaben jeden Tag raus, die sogenannten Big Rocks. Big Rocks sind Aufgaben, die mich nach vorne bringen, die mir auf dem Magen liegen oder die ich einfach erledigt haben möchte. Sie dienen vor allem dazu, dass ich nach Erledigung einen Motivationsschub erhalte.

Startroutine – BOB-Routine

„BOB“ steht hierbei für „Begin of Business“, also Arbeitsbeginn.

  • E-Mails abrufen und verarbeiten
  • Durchsehen der Liste Heute

Die Startroutine beginne ich direkt nach Beginn meines Tageswerks. Dabei ist es unabhängig, ob ich im Büro bin, im Homeoffice, zum Kunden reise oder mich in meiner Freizeit befinde. Den Workflow in Bezug auf meine E-Mails habe ich in den Artikeln „E-Mails – Organisation der alltäglichen Flut“ [10] und „E-Mails in OmniFocus verwalten“ [11] detailliert erläutert.

Die Liste Heute ist meine zentrale Arbeitsliste. Hier finde ich alle Aufgaben, die für den aktuellen Tag anstehen. Diese arbeite ich nach ihren Kontexten und gegebenenfalls weiteren Kriterien am heutigen Tag ab.

Mittagsroutine MOD-Routine

„MOD“ steht hierbei für „Mittle of Day“, also Tagesmitte.

  • E-Mails abrufen und verarbeiten
  • Durchsehen der Liste Heute und Fortschritt prüfen

Die Mittagsroutine stellt im Wesentlichen eine Wiederholung der Startroutine dar und gibt mir die Sicherheit auf dem richtigen Weg für den Tag zu sein. Unvorhergesehene Ereignisse und Verzögerungen lassen sich so leicht erkennen. Gegebenenfalls kann ich darauf reagieren und meinen Tagesplan anpassen.

Abendroutine – EOB- u. EOD-Routine

„EOB“ steht hierbei für „End of Business“, also Arbeitsende und „EOD“ steht hierbei für „End of Day“, also Tagesende. Bereits im vorangegangenen Kapitel habe ich erläutert, dass ich die Abendroutine in zwei Teile gesplittet habe.

End of Business Routine End of Day Routine
  • E-Mails abrufen und verarbeiten
  • Durchsehen meiner Inbox und anstehende Aufgaben verarbeiten
  • Durchsehen der Liste Planung
  • Durchsehen der Liste Heute und Erledigung prüfen
  • Durchsehen meines Kalenders

Die Abendroutine ist eine Mischung aus Morgen- und Startroutine. Auf das Abrufen der E-Mails verzichte ich gelegentlich am Abend. Dies kommt auf meine aktuellen dienstlichen Projekte an. Die Liste Heute gehe ich erneut durch und prüfe, ob ich alle anstehenden Aufgaben erledigen konnte. Konnten Aufgaben nicht erledigt werden, setzte ich sie, sofern nicht anders verarbeitet, auf die Liste Planung. Danach gehe ich die Inbox durch und verarbeite die anstehenden Aufgaben. Letztendlich sehe ich nochmals die Liste Planung durch und überprüfe meinen Kalender.

Weitere Routinen

Die weiteren Routinen enthalten eine wöchentliche, eine monatliche und eine jährliche Routinen. Die meisten Aufgaben betreffen Arbeiten am und im Haus und sind teilweise recht spezifisch für meine Familie. Daher dürften sie für meine Leser nicht besonders interessant sein. So befindet sich beispielsweise in der wöchentlichen Routine unter anderem folgende zwei Aufgaben.

Wöchentliche Routine

  • Tätigkeitsnachweise kontrollieren und versenden
  • Kontrolle der Hauszähler jeden Samstag (Wasser, Gas & Strom)

Die erste Aufgabe benötige ich für meinen Beruf. Wir müssen jede Woche unsere Kundentätigkeiten nachweisen und diese an unsere Abrechnungsabteilung senden. Die zweite hilft mir Überblick über unseren Verbrauch zu halten. Nachdem wir vor zwei Jahren ein defektes Ventil hatten und uns unbemerkt Kubikmeterweise Wasser durchgelaufen ist, kontrolliere ich nun jeden Samstag unsere Zähler, um Unregelmäßigkeiten zu bemerken.

Monatliche Routine

  • Kontrolle der Hauszähler am 1. eines Monats (Wasser, Gas & Strom)
  • Spülmaschine reinigen (alle 6 Wochen)

Die erste Aufgabe entspricht der wöchentlichen Aufgabe, außer, dass ich sie an jedem 1. eines Monats durchführe, um unseren Monatsverbrauch im Blick zu haben. Die zweite Aufgabe ist ein Beispiel für eine administrative Hausarbeit. Ich reinige alle sechs Wochen unsere Geschirrspülmaschine.

Jährliche Routinen

  • Überprüfung meines Selbstmanagementsystems

Einmal im Jahr überprüfe ich mein System des Selbst-, Zeit- und Aufgabenmanagements. Dies mache ich meist in der ersten Januarwoche, da ich zu der Zeit meist im Urlaub bin und die Zeit dafür habe. Es gibt weitere Aufgaben in den drei genannten Routinen, die aber mich und meine Familie persönlich betreffen und hier nicht von Interesse sind.

Routinen zusammengefasst

Ich habe Ihnen nun meine Auffassung von Routinen nähergebracht und erläutert, dass ich unter Routinen zum einen Prozesse verstehe, die zur Gewohnheit geworden sind. Zum anderen sind es sich wiederholende, vermehrt administrative, Aufgaben, die unter anderem die Wartung des verwendeten Zeitmanagementsystems ermöglichen. Meinem Verständnis nach kann Aufgabenmanagement nur mit konsequent umgesetzten Routinen funktionieren, soll heißen fest in den Alltag und Tagesablauf integriete Gewohnheiten.
Ich habe Ihnen meine Tagesroutinen vorgestellt, die ich konsequent täglich durchführe. Sie unterstützen mich dabei, das von mir gewählte System zu warten und umzusetzen. Die einzelnen vorgestellten Aufgaben können natürlich bei Ihnen abweichen, ebenso die flexiblen Zeitpunkte. Wichtig ist nur, dass Sie sich Abläufe angewöhnen, die in Ihren Alltag passen und Ihren Tagesablauf unterstützen.


Fußnoten

  1. Seite „Gewohnheit“. In: Wikipedia, Die freie Enzyklopädie. Bearbeitungsstand: 30. Dezember 2017, 16:02 UTC. URL: https://de.wikipedia.org/w/index.php?title=Gewohnheit&oldid=172420822 (Abgerufen: 20. Januar 2018, 11:28 UTC) [ zurück ]
  2. https://de.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done [ zurück ]
  3. http://digital-workflows.de/selbstmanagement/sind-prioritaeten-obsolet/#alpen-methode [ zurück ]
  4. Monats- und Jahresroutinen sind ebenso möglich. [ zurück ]
  5. http://digital-workflows.de/selbstmanagement/sind-prioritaeten-obsolet/ [ zurück ]
  6. Sollten Sie sich in einem Angestelltenverhältnis befinden, so sollten Sie in Ihrer Arbeitszeit von privaten Erldigungen absehen. Ich fordere Sie in keiner Hinsicht auf privates während Ihrer Arbeitszeit zu erledigen! [ zurück ]
  7. Ich verwende OmniFocus als Aufgabenverwaltungssystem. https://www.omnigroup.com/omnifocus [ zurück ]
  8. Ich erläutere GTD in einem weiteren artikel. Dieser ist noch in Arbeit und wird bei Veröffentlichung hier aktualisiert werden. [ zurück ]
  9. Unter verarbeiten verstehe ich den GTD-Vorgang, eine Aufgabe in Ihre Einzelteile zu zerlegen, zu prüfen, ob ich sie direkt erledigen kann oder sie einplanen muss, beziehungsweise, ob ich sie delegiere oder lösche. [ zurück ]
  10. http://digital-workflows.de/selbstmanagement/e-mails-organisation-der-alltaeglichen-flut/ [ zurück ]
  11. http://digital-workflows.de/selbstmanagement/e-mails-in-omnifocus-verwalten/ [ zurück ]
Marc Koschel

Über Marc Koschel

Fotograf • Musikhörer • Blogger • Denker • Kaffeetrinker
— Marc Koschel lebt bei Mannheim und bloggt seit 2001 über digitale Workflows und Selbstmanagement

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